المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية لدى الهيئة: قائمة عملية للمنشآت الصغيرة

المرحلة الأولى، وهي مرحلة الإصدار، مطبقة منذ ديسمبر 2021، وتشترط أن تكون الفواتير إلكترونية، فلا مكان للفاتورة المكتوبة بخط اليد، ولا يجوز تعديل الفاتورة أو حذفها بعد إصدارها. كما يجب أن تحمل الفاتورة الضريبية المبسطة رمز QR. وإذا كانت منشأتك تصدر فواتير مطابقة لهذه الشروط فقد أنجزت المرحلة الأولى.

أما المرحلة الثانية، وهي مرحلة الربط والتكامل، فتذهب أبعد من ذلك، إذ تتطلب أن يتصل نظام الفوترة لديك بمنصة فاتورة التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك ويتبادل معها بيانات الفواتير. وتُطبق على دفعات بحسب إيرادات المكلفين، وتخطر الهيئة كل دفعة مسبقًا؛ لذلك فأول خطوة عملية أن تعرف هل أُدرجت منشأتك ومتى.

الفواتير الموجهة إلى الشركات والجهات الحكومية فواتير ضريبية قياسية. وفي المرحلة الثانية تُعتمد من الهيئة قبل إصدارها: تُرسل الفاتورة إلى الهيئة أولًا ولا تصل إلى المشتري إلا بعد قبولها. وهذا ما يحدث مع موزع بالجملة يصدر فواتير لمحلات وشركات، ولذلك يحتاج إلى اتصال يعمل وقت إصدار الفاتورة.

أما الفواتير الموجهة إلى الأفراد فهي فواتير ضريبية مبسطة. تُسلَّم للعميل فورًا، كما في صندوق المقهى أو المحل، ثم يُبلَّغ عنها إلى الهيئة خلال 24 ساعة. والإشعارات الدائنة والمدينة فواتير إلكترونية أيضًا، فيسلك المرتجع أو تصحيح السعر المسار نفسه الذي سلكته عملية البيع. وتحمل كل فاتورة في المرحلة الثانية العناصر الفنية التالية.

• بيانات الفاتورة في ملف XML بصيغة UBL 2.1
• ختم تشفيري يوقّع كل فاتورة
• رمز QR على الفاتورة
• عداد للفواتير يرقّمها بالتسلسل
• البصمة الرقمية للفاتورة السابقة التي تربط الفواتير بسلسلة واحدة

ابدأ بالمعلومات قبل البرنامج. تأكد هل أخطرتك الهيئة بموعد منشأتك، وحدد أنواع الفواتير التي تصدرها (ضريبية، ضريبية مبسطة، إشعارات دائنة ومدينة)، ودوّن الأماكن التي تصدر منها الفواتير: المكتب أو نقاط البيع أو الفروع. وستختلف قائمة المطعم كثيرًا عن قائمة شركة تجارية.

ثم افحص أدواتك. يجب أن يدعم نظام الفوترة المرحلة الثانية فعلًا، لا رمز QR الخاص بالمرحلة الأولى فقط، وأن يكون لدى أحد العاملين في منشأتك دخول إلى منصة فاتورة. واترك وقتًا لتجربة كاملة قبل التاريخ الذي يلزمك فيه بدء التشغيل الفعلي، لا بعده، ولا تنتظر آخر لحظة لتكتشف أن برنامجك أو حسابك غير جاهز.

• تأكد من دفعتك وموعدها في إشعار هيئة الزكاة والضريبة والجمارك
• اكتب كل مكان تصدر منه الفواتير: المكتب ونقاط البيع والفروع
• تحقق من أن برنامجك يدعم الربط للمرحلة الثانية وليس رمز QR فقط
• تأكد أن أحد موظفيك يستطيع الدخول إلى منصة فاتورة
• حدد من يراجع يوميًا الفواتير المرفوضة أو التي لم تُرسل

ربط نظامك مع الهيئة يقوم به المكلف نفسه لا مزود البرنامج. تُنشئ رمز تحقق لمرة واحدة (OTP) من منصة فاتورة وتدخله في نظام الفوترة، فيسجّل النظام نفسه لدى الهيئة. والنتيجة شهادات تُعرف باسم CSID: شهادة امتثال تُستخدم أثناء التجربة، وشهادة إنتاج تُوقَّع بها الفواتير الفعلية.

ولأن الرمز والشهادات تخص منشأتك، دوّن من أجرى الربط ومتى. وإذا كنت تصدر الفواتير من أكثر من نقطة، كعدة صناديق أو فروع، فاسأل مزودك كيف تُسجَّل كل نقطة. وترشدك فاتوراز خطوة بخطوة داخل مساحة العمل، لكن رمز التحقق نفسه يأتي دائمًا من حسابك في منصة فاتورة.

توفر الهيئة بيئة محاكاة منفصلة عن بيئة التشغيل، يمكنك فيها إصدار فواتير تجريبية دون أي أثر ضريبي. استخدمها لتجربة حالاتك الحقيقية: فاتورة ضريبية لشركة، وفاتورة مبسطة عند الصندوق، وإشعار دائن لمرتجع، وعميل بياناته ناقصة. وأصلح نقص البيانات الآن، فالخطأ في التجربة لا يكلفك شيئًا.

أشرك من سيعملون بالنظام يوميًا: الكاشير والمحاسب ومن يرسل الفواتير إلى العملاء، واطلب منهم معرفة أين تظهر الفاتورة المرفوضة وماذا يفعلون بعدها. ومساحة التجربة في فاتوراز تعمل أصلًا على بيئة المحاكاة، فيمكنك التدرب دون إصدار أي فاتورة حقيقية، ثم تدوّن ما لاحظته لتصحح الإعدادات قبل التشغيل الفعلي.

من الأخطاء المتكررة التعامل مع الفاتورة الصادرة كأنها قابلة للتعديل. فالفاتورة الإلكترونية الصادرة لا تُعدَّل ولا تُحذف، وتصحيحها يتم بإشعار دائن أو مدين. وخطأ آخر نسيان مهلة الإبلاغ عن الفواتير المبسطة (24 ساعة) عند انقطاع الإنترنت في المحل يومًا كاملًا، فاتفقوا مسبقًا على من يتأكد أن كل شيء قد أُبلغ عنه.

احتفظ بسجلاتك الضريبية للمدة النظامية المطلوبة، وهي عمومًا ست سنوات، وتأكد من المدة بالتحديد مع محاسبك. وقد تتغير الأنظمة ومواعيد الدفعات والمتطلبات الفنية، فراجع آخر إعلانات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك واسأل محاسبك قبل الاعتماد على أي دليل، ومنه هذا الدليل، ولا تترك هذه التفاصيل للذاكرة.